Organizacja ślubu i wesela

PMP: Pani Agnieszko, proszę na początek rozszyfrować skrót "AMP".
AS: AMP to skrót od angielskiego wyrażenia Advanced Marriage Projects, czyli w tłumaczeniu na polski "Zaawansowane Projekty Ślubne". Każda bowiem Para, która przystępuje do przygotowań ślubu i wesela podejmuje się realizacji bardzo skomplikowanego, wielowątkowego i długoterminowego projektu. Jego celem i zwieńczeniem jest przeżycie dnia zaślubin w sposób, jaki Narzeczeni wspólnie sobie wymarzyli.

PMP: Skąd wziął się pomysł na założenie firmy o takim profilu?
AS: Zamysł ten zaczął kiełkować cztery lata temu, kiedy z Narzeczonym (dziś już Mężem) organizowaliśmy własne zaślubiny. Niestety, radość oczekiwania na "nasz wielki dzień" co raz mąciły przeróżne przeciwności losu, urastające wtedy do rangi tragedii. Nie zapomnę łez wylanych nad źle dopasowaną suknią czy błagania o powrót wokalistki, która na dwa tygodnie przed naszym weselem odeszła z zespołu. Nieznajomość branży i meandry rynku ślubnego powodowały, że wybór usług powierzaliśmy w pewnej mierze przypadkowi.
Sytuację tę potęgował fakt, iż jako pracownicy wielkich korporacji nie mogliśmy poświęcić sprawom organizacyjnym wystarczająco dużo czasu (po godzinie 20.00 w tygodniu lub w weekendy trudno było cokolwiek załatwić). Mimo wszelkich obaw i problemów do dziś słyszę od zaproszonych gości, że nasz ślub i wesele były najlepiej zorganizowaną imprezą, w jakiej uczestniczyli. Kilka lat temu rolę wedding plannera, który mógłby reprezentować nasze interesy i w naszym imieniu zająć się przygotowaniami, można było oglądać tylko w amerykańskich filmach. Pomyślałam wtedy, że nikt tak dobrze nie zrozumie Młodych Par, jak osoba, która zna ich problemy z autopsji. Dodając do tego duże zdolności organizacyjne, sporą komunikatywność i zawodowe doświadczenie w zarządzaniu projektami, stanowiłam dobry "materiał" na konsultanta ślubnego. Tak właśnie zaczęła się moja przygoda, która dziś stała się życiową pasją i źródłem utrzymania.

PMP: Na stronie internetowej Agencji AMP znaleźliśmy informację o odbytych przez Panią kursach. Oznacza to, że prócz doświadczeń własnych korzystała Pani z fachowych szkoleń. Zechce Pani powiedzieć kilka słów na ten temat?
AS: Wychodzę z założenia, że predyspozycje do wykonywania zawodu to rzecz ważna, lecz nic nie zastąpi fachowej wiedzy i znajomości tak zwanych dobrych praktyk. Aby zapewnić Klientom najwyższy poziom usług, gdy bierze się w swoje ręce przedsięwzięcie tak ważne dla Narzeczonych, nie można polegać wyłącznie na intuicji. Z dumą mogę powiedzieć, że uczyłam się od najlepszych, bo cykl szkoleń i staż odbyłam w najstarszej w Polsce, ekskluzywnej firmie Beautifulday w Warszawie, będącej jako jedyna w kraju członkiem międzynarodowego stowarzyszenia Association for Wedding Professionals International.

PMP: Przejdźmy do szczegółów: proszę wyjaśnić, na czym polega kompleksowa organizacja uroczystości?
AS: W ofercie Agencji AMP Młode Pary znajdą absolutnie wszystkie elementy niezbędne do zorganizowania ceremonii ślubnej i przyjęcia weselnego - od zaproszeń po podróż poślubną. Naszym zadaniem jest jednak nie tylko sprzedaż poszczególnych usług, ale przede wszystkim ich dopasowanie do oczekiwań, potrzeb oraz budżetu Narzeczonych i doskonałe skoordynowanie. Działamy w imieniu i na rzecz przyszłych Małżonków, myśląc za nich o wszystkim. Naszą rolą jest przejęcie wszelkich obowiązków organizacyjnych tak, aby mogli oni przyjść "na gotowe", nie martwiąc się o szczegóły. Nie muszą prowadzić kalendarzy i notatek, ponieważ to my przypominamy, że oto nadszedł czas na zamówienie sukni, załatwienie formalności w Urzędzie Stanu Cywilnego czy potwierdzenie z orkiestrą repertuaru utworów na wesele. Nie potrzebują posiadać rozległej listy kontaktów: do wybranego lokalu weselnego, prezentera muzycznego lub dekoratora, gdyż wszystkie ustalenia czynią w jednym miejscu, czyli w naszej firmie. Zajmujemy się również rozliczeniami finansowymi wykonywanych usług.

PMP: Czy wszystkie usługi, o których Pani wspomniała - produkcja zaproszeń, szycie sukien, dekoracje, catering - świadczy bezpośrednio Pani firma?
AS: Oczywiście, że nie. Wychodzę bowiem ze znanego z pewnej reklamy założenia, że "gdy ktoś jest do wszystkiego, to jest do niczego". Nie da się bowiem być fachowcem w każdej dziedzinie. Współpracujemy natomiast z wysokiej klasy specjalistami: renomowanymi hotelami i restauracjami, fotografami i florystami, stylistami i markowymi salonami mody ślubnej. Na rzecz naszych Klientów pracują wyłącznie sprawdzone, najlepsze firmy branży ślubnej.

PMP: Czy są zatem rzeczy, których się Państwo nie podejmujecie?!
AS: Owszem: nie możemy w zastępstwie Młodej Pary dopełnić formalności przedślubnych w Urzędzie Stanu Cywilnego i parafii. Wynika to z obowiązujących przepisów. Zdarzało mi się natomiast rezerwować termin ślubu w kościele i USC. Pary otrzymują od nas oczywiście szczegółowe wskazówki, co, jak i kiedy należy załatwić, dokąd zwrócić się w sprawach nietypowych, gdzie odbyć nauki przedślubne.

PMP: Proszę opisać zasady współpracy Młodej Pary z Pani firmą.
AS: Według wypracowanych przez nas standardów punktem wyjścia do rozpoczęcia rozmów o współpracy jest wypełnienie przez Narzeczonych ankiety przedślubnej, która znajduje się w naszym serwisie internetowym lub jest wysyłana e-mailem. Dowiadujemy się z niej, jakie są oczekiwania i specjalne życzenia naszych potencjalnych Klientów. Na tej podstawie przygotowujemy orientacyjną kalkulację kosztów organizacji uroczystości, a następnie umawiamy się z przyszłymi Małżonkami na niezobowiązujące finansowo spotkanie, podczas którego poznajemy się, uszczegóławiamy preferencje, przybliżamy reguły świadczenia usług, omawiamy dalsze kroki. Po spotkaniu, już w domowym zaciszu, Młodzi podejmują decyzję o nawiązaniu współpracy. Zdarzają się oczywiście odstępstwa od powyższych reguł: po wielekroć, gdy Narzeczeni przebywają na przykład za granicą, budżet i wstępne ustalenia odbywają się drogą e-mailową.
Umowę zaś podpisujemy podczas ich najbliższej wizyty w kraju.

PMP: Co dalej?
AS: Po podpisaniu umowy przychodzi czas na prezentację ofert i wybór wykonawców: miejsca wesela, zespołu, fotografa, kamerzysty i wszystkich innych. Staramy się, aby czynności te były jak najmniej absorbujące dla Narzeczonych, więc odbywają się one głównie za pośrednictwem sieci, przy pomocy zdjęć i materiałów multimedialnych. Oczywiście nie zawsze jest to możliwe: nic nie zastąpi osobistej wizyty w proponowanych przez nas lokalach czy bezpośredniej rozmowy z florystką, nie mówiąc o przymiarce garnituru. Choć zdarzało się, że i te decyzje podejmowane były "zaocznie"... Jeśli Klienci wyrażą takie życzenie, chcąc na przykład ostatecznie potwierdzić swój wybór, aranżujemy oczywiście spotkania z wykonawcami. Stwarzamy też sposobność do "podejrzenia" konferansjera podczas zabawy weselnej czy posłuchania kwartetu smyczkowego w trakcie ceremonii ślubnej. Ostatnio miałam przyjemność zaprosić pewną parę na wernisaż wystawy jednego z "naszych" fotografików. Po otrzymaniu od Młodej Pary potwierdzenia wyboru oferty oraz przekazaniu odpowiedniej kwoty zaliczki, podpisujemy umowy z poszczególnymi wykonawcami. W ciągu dwóch tygodni poprzedzających datę ślubu uszczegóławiamy z Narzeczonymi scenariusz Ich Wielkiego Dnia, który następnie potwierdzamy ze wszystkimi zaangażowanymi stronami. W dniu ślubu jesteśmy z Młodą Parą niemal od chwili przebudzenia, aż do późnych godzin nocnych. Kiedy już ślubne dzwony umilkną my nadal pracujemy: zamykamy sprawy formalne, dokonujemy rozliczeń z usługodawcami, odbieramy zdjęcia i filmy video, przygotowujemy podziękowania dla Gości.

PMP: Do jakich Klientów skierowana jest oferta Agencji AMP?
AS: Została ona stworzona z myślą o Parach, które mają zbyt mało czasu na zajmowanie się sprawami organizacyjnymi lub po prostu nie wiedzą, jak się o nie zatroszczyć. Także dla tych, które przebywając z dala od miejsca Uroczystości, nie mogą samodzielnie doglądać przygotowań, a nie chcą nimi absorbować swoich rodzin lub znajomych. Przede wszystkim zaś dla tych Narzeczonych, którzy pragną skorzystać z najwyższej jakości usług świadczonych przez najlepsze, sprawdzone firmy branży ślubnej.

PMP: Jakie są korzyści, czyli tak zwana wartość dodana z korzystania z Państwa usług?
AS: Współpraca z Agencją AMP to przede wszystkim oszczędność czasu. Proszę sobie wyobrazić, że Młoda Para poszukująca usługodawców we własnym zakresie poświęca na spotkania, rozmowy telefoniczne i przeszukiwanie internetu przynajmniej 120 godzin! W znacznym stopniu pomagamy też uniknąć przedślubnego stresu. Narzeczeni wiedzą, że przygotowania pozostawiają w pewnych, doświadczonych i zaufanych rękach, że wszystko pójdzie po Ich myśli i zgodnie z planem. To dla nas wielka przyjemność usłyszeć, że nerwową krzątaninę, konfliktowe sytuacje i koszmarne sny znają tylko z opowieści znajomych. "Moje" Pary odliczają dni do ślubu w spokoju i harmonii. W razie jakichkolwiek wątpliwości czy problemów jesteśmy do dyspozycji, służąc pomocą i radą. W naszej praktyce wielokrotnie okazuje się także, iż Młode Pary nie posiadają elementarnych informacji o ślubnych zwyczajach i przyjętych zasadach oraz sprawach formalnych. Zawsze więc mogą liczyć na podpowiedzi z naszej strony. Bardzo często słyszę wówczas stwierdzenie: "Pani Agnieszko, co byśmy bez Pani zrobili? Nawet nie pomyślelibyśmy o tym czy owym". Staramy się również, aby w scenariuszu dnia, mimo, iż od lat rządzi się utartymi regułami, znalazły się niecodzienne wydarzenia, które pozostaną w pamięci Młodej Pary i Jej Gości na długi czas.

PMP: Jakie są koszty korzystania z usług Agencji AMP?
AS: Na dzień dzisiejszy podstawowe wynagrodzenie - za koordynację przygotowań do Uroczystości oraz koordynację Dnia Ślubu i Wesela - to półtora tysiąca złotych. Druga opłata stała to 350,00 PLN za tzw. poszukiwanie miejsca weselnego. Myślę, że warto wyjaśnić, na czym polega ta usługa. Otóż na podstawie informacji o spodziewanej liczbie Gości Weselnych oraz oczekiwaniach Młodej Pary przygotowujemy konspekty dotyczące proponowanych lokali - zawierające podstawowe informacje na ich temat, przykładowe zestawy menu, szacunkowe kalkulacje cenowe, zdjęcia. Następnie udajemy się z Narzeczonymi na osobisty rekonesans do każdego z miejsc. Po podjęciu przez Nich decyzji, podpisujemy umowę z wybranym hotelem czy restauracją. Trzeci składnik wydatków to dziesięcioprocentowa prowizja od kosztu każdej z usług wykupionych przez nas w firmach współpracujących. Co ważne, nie jest ona naliczana od kosztu przyjęcia weselnego, noclegów oraz garderoby Młodej Pary. Dla Nowożeńców, którzy zdecydują się na kompleksową obsługę mamy specjalne bonusy i niespodzianki.

PMP: Co jest najtrudniejsze w Pani pracy?
AS: Zdecydowanie najtrudniejszym i najbardziej stresującym elementem usług jest koordynacja Dnia Ślubu i Wesela. Proszę pamiętać, że konsultant w stu procentach odpowiada za przebieg Uroczystości. Nieważne, że w mieście są korki, leje jak z cebra, a DJ złapał gumę. Wszystko musi przebiegać zgodnie z planem. Problemy, nawet jeśli się pojawią, muszą być rozwiązywane w sposób natychmiastowy i niezauważalny dla Nowożeńców oraz Ich Gości. Jeśli już korekty scenariusza są konieczne
(a mogą być związane na przykład z włączeniem do programu niespodzianek od Gości), muszą być o pod ich kątem niezwłocznie skoordynowane wszystkie kolejne działania - schemat wydawania posiłków przez kuchnię, porządek konkursów prowadzonych przez konferansjera, kolejne atrakcje.

PMP: A co najbardziej satysfakcjonuje?
AS: To proste: gdy Nowożeńcy i Goście wychodzą z wesela żegnając się słowami:
"Było cudownie, dziękujemy!"